提早6小時下班的工作術

用架構化創造最高效率─泉正人

上天平等地賜給每個人相同的時間,給個人每天都同樣有24小時,但你是不是常常覺得時間總是不夠用?為什麼成功的人會有那麼多的時間?

其實成功人士都能夠利用架構工作術來善加規劃時間,什麼是架構化?架構工作術又該怎麼做呢?

一、什麼是架構?
架構就是無論是誰、無論何時、無論做幾次,都能獲得相同成果的一套系統。

二、什麼是工作架構化?
所謂的工作架構化,就是建立起一套工作的執行模式,排除才能意志力記憶力,讓任何人都能做到的例行公事。三、架構的種類

1. 作業型工作 (最適合建立架構的工作)
需要用到手或四肢,配合實際動作的實務工作。
Ex. 文件製作、帳簿製作、會議前置作業、整理桌面等等。
→因為不需要用頭腦思考的工作,就要讓麻煩的部分徹底變輕鬆。

2. 思考型工作 (想法可能會開花結果)
必須用頭腦來思考的工作。
Ex. 企劃案的擬定、原稿撰寫、經營策略等等。
→思考型工作所花費的時間和勞力不能省,不能抱怨麻煩。

四、陷阱
和思考型的麻煩相較之下,作業型的麻煩往往不需要用到頭腦,所以大家常會避開前者,選擇後者。

「能力差的人獲得了空閒時間只會虛度光陰,但優秀的人一旦擁有時間就會有意無意地將這些時間花在思考上,並且創造出某些新的東西。管理優秀人才的最佳方式,就是給他們自由的時間。」
─安田佳生  先生《千萬別撿千元大鈔》

五、架構工作術的3個黃金原則

原則1:不依賴才能
越是有能力的人,就越要將事情架構化。

原則2不依賴意志力
意志力容易受身心狀況影響,要靠架構的力量推動自己。

原則3:不依賴記憶力
記錄強於記憶。據說人一天之中說過的話隔天有9成會忘記,殘留在腦海裡的只剩1。與其拿頭腦來記住事情,不如拿頭腦來思考事情。

六、案例:高明廚師的美味漢堡肉

  • 在某個餐廳有位廚藝高明的廚師,他能做出非常美味的漢堡肉
  • 餐廳裡除了他以外還有另外一位廚師,但是廚藝沒有他那麼厲害,做出來的漢堡肉也只能算普通
  •  除了兩外廚師外,餐廳還有幾位工讀生,在外場當服務生服務客人
  • 這家餐廳憑著美味的漢堡肉而聲名大噪,但是隨著客人越來越多,廚師也越來越忙碌

  • 有天廚師決定要離開這家餐廳,店裡少了厲害的廚師,也就沒有人能夠做出美味的漢堡肉,當然客人也就越來越少
  • 廚師離開後來到第二家餐廳,這家餐廳的店長將漢堡肉的作法寫成食譜,讓每位工讀生也能照著做
  • 就算廚師不在,也有人能夠做出美味的漢堡肉
  • 而廚師有了更多的時間,就有更多的時間研發新的菜色,店裡的客人也就越來越多

經由這個案例,我們可以知道,光靠個人的才能和努力,有著無法跨越的一道牆,但是透過架構化(將做法寫成食譜),則能夠帶來更多的效益。

讓我們來看看架構化的實際做法。

一、為自己的工作建立架構

方法

將成功的體驗架構化
反思成功與失敗的經驗,不用每次從零開始,浪費時間。

將例行公事架構化
能夠不用思考的事,就別花時間思考。Ex.出差清單表、值日生工作內容

二、有效地運用時間
如何有效運用時間,是商業人士永遠的課題,所謂的技術,可以解釋為運用時間的方法。

 靠架構讓日常工作變得更有效率

將作業型工作改為利用早上的幾小時,集中精神處理完畢。

架構化的時間管理

沒時間做自己的事

→多了更多時間可以學習、吸收新的知識。

三、運用架構來領導團隊

1.相信他人的能力,把工作交給別人處理

2.新人和年輕商業人士都該模仿成功者

3.將失敗的經驗架構化

  •  將過失與問題降到最低
  • 能盡早發現過失與問題
  • 當過失與問題發生時能迅速解決

四、建立可以長久維持的架構

持之以恆就是力量!

持之以恆的竅門:不需要堅強意志力也能長久持續

方法:

  • 訂定小目標
  • 借助別人的力量

五、讓作業型工作徹底效率

活用檢查表

  • 把「代辦事項」和「細節」分開來
  • 將詳細的步驟寫下來
  • 避免需要經過判斷的要素→判斷會造成工作停頓
  • 第二次之後,即使是工讀生也能照著執行 

六、讓檢查表成為公司內部共用工具的訣竅

  • 將檢查表放在共用資料夾裡,並且讓大家都知道,任何人只要有需要都可隨時取用。
  • 製作一份電子郵件清單,把所有可能會使用檢查表的人都列進去,每當更新了檢查表,便以電子郵件通知所有人。
  • 每個人都可以更新檢查表,但只要一更新,就要通知郵寄清單裡的每一位成員。 

七、不要思考的工作術

  • 最輕鬆的工作開始,一鼓作氣處理掉。
  • 選擇工作的判斷基準不是「重要程度」,而是「處理時間」
  • 早上完成所有作業型工作。
  • 定期提醒自己思考型工作 ( 把它輸入潛意識裡 )。 

八、構化工作者的七種好習慣

1.追求輕鬆
架構工作術的出發點,就是「怕麻煩」和「不想做太多」。

2.簡單化思考
「要怎麼做才能最輕鬆、最有效率?」
先想過這個問題,再來決定該怎麼做。

3.不靠記憶,只靠紀錄
人的記憶力不可能贏過電腦,將事情記下來,至於腦袋,只用於思考。

4.不知道的事情,就要問
要向比自己優秀的人學習。
只要有不懂的事,盡量向有經驗的人請教。

 5.以時薪的觀念來看待自己的時間
上天平等地賜給每個人時間。
只要懂得利用時間,成果自然就會不同。

 6.模仿成功者
模仿成功者,絕對比獨自摸索還來的快。

 7.創造自己的「模式」
如果不想一輩子被別人所建立的架構束縛住,就該決定自己的行動規則。 

所謂的才能,就是讓自己持續努力下去的力量。

─棋士 羽生善治 先生

—以上心得分享摘錄於《提早6小時下班的工作術》一書,實際作法還是要依自身工作狀況做調整,依照最適合自己的方法,才能達到最有效率時間管理的目的喔!

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